Auteur: Manu Steens
In deze bijdrage geef ik mijn eigen mening, niet die van enige organisatie.
Crisissen kunnen altijd op elk moment optreden en er komt geen eind aan het aantal potentiële disasters voor de overheden. De meest effectieve aanpak daarvan is door middel van preventie. Het nemen van tijd om plannen te maken binnen risicomanagement kan het verschil maken. Tussen een groot verlies en redelijk snel terug op de sporen geraken. Veel stappen die vereist zijn in de ontwikkeling van zulke plannen zijn handig voor het omgaan met een crisis. Toch zijn er vele bij die goede praktijk zijn voor de algemene gezondheidstoestand van de organisatie. Ongeacht of een crisis optreedt of niet. Financieel verantwoordelijk zijn, sterke communicatielijnen, bescherming bieden aan uw medewerkers. En het creëren van een efficiënte managementstructuur zijn uitstekende praktijken, ook wanneer er “business as usual” is.
“What’s in it for me” is tweeledig
“What’s in it for me” is dus tweeledig: in tijden van crisis en in tijden van “business as usual”.
In onderstaande tabel worden een aantal voordelen van risicomanagement zowel in tijden van crisis als in normale tijden opgelijst.
In crisis | Tijdens “Business as usual” |
Vermijden onverwachte kosten | Voorkomen onverwachte kosten |
Correctieve acties: wie moet wat doen in de teams is gekend | Preventie van arbeidsongevallen |
Communicatie verloopt vlot tijdens crisis | Preventie van fraude |
Downtime blijft minimaal | Preventie van diefstal van data |
De teams zijn voorbereid op een mogelijke worst case scenario. | Preventie van corruptie van data |
Iedereen weet perfect wat zijn / haar taken en verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden zijn in crisistijd m.b.t. de Tijdskritieke processen | Iedereen weet perfect wat zijn / haar taken en verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden zijn tijdens “business as usual.” |
De teams hebben ervaring dankzij de oefeningen en trainingen. Emoties blijven beter onder controle. | Communicatie tijdens “business as usual” is een natuurlijke manier om communicatie in crisis te trainen |
Geen culturele, politieke, legale, regelgevende, financiële, economische en competentie- verrassingen | De trends die een impact kunnen hebben op de organisatie en haar werking zijn gekend |
Percepties en waarden van de externe belanghebbenden in rekening gebracht | Percepties en waarden van de externe belanghebbenden zijn gekend |
De mogelijkheden van de organisatie qua mensen en middelen worden optimaal ingezet | De mogelijkheden van de organisatie qua mensen en middelen zijn gekend |
Informatiestromen en beslissingsprocessen draaien optimaal | Informatiestromen en beslissingsprocessen zijn gekend en up to date |
Rollen en verantwoordelijkheden zijn gekend, iedereen weet wat hij moet doen | Rollen en verantwoordelijkheden worden volledig gekend en toegewezen aan de meest geschikte personen |
De risico’s worden beter gekend | Afhankelijkheden van processen en projecten onderling worden gekend en benut |
De scope van de crisis kan worden bepaald | De risico’s worden gekend en er worden zaken georganiseerd ter vermijding van sommige risico’s |
De objectieven zijn besproken | Maatregelen worden alleen getroffen voor de relevante risico’s |
Hoogwaardige oplossingen worden geïmplementeerd | De objectieven zijn bespreekbaar |
Beslissingen worden vlot en verantwoordbaar genomen | Hoogwaardige oplossingen worden geïmplementeerd |
Beslissingen worden verantwoordbaar genomen | |
Beslissingen maximaliseren opportuniteiten | |
Er is tijd om beslissingen te nemen | |
… | … |