| Steun aan het risicobeheer is iets dat ontbreekt in de mentaliteit van veel medewerkers van vele organisaties. Er is werk te doen om de juiste reflexen te creëren die bij de uitvoering van diensten, proces- of projectwerk en bij het management thuishoren. Die reflexen creëren vereist soms een omslag van gemeenschappelijke cultuuraspecten van de medewerkers en het topmanagement. | In deze bijdrage geef ik mijn eigen mening, niet die van enige organisatie. |
Hoe ondersteun je risicomanagement?
Vanuit het standpunt van de medewerker geldt de vraag: “Wat heeft hij / zij nodig om het risicomanagement te willen ondersteunen?”. Daarbij zijn o.a. volgende aspecten belangrijk.
- Psychologische veiligheid.
- Awareness over biased denken.
- Leading by example.
- Auftragtaktik.
- Empowerment.
- Doe wat je zegt, zeg wat je doet.
- Inzicht in culturele verschillen.
Wat zijn deze zeven zaken?
Deze zeven aspecten zijn onderling verbonden en kunnen samenwerken. Maar ik bespreek ze hier afzonderlijk zodat ze telkens apart kunnen benaderd worden in de praktijk.
Psychologische veiligheid.
Psychologische veiligheid op het werk verwijst naar zich veilig en vrij voelen om zichzelf te zijn, hun gedachten en ideeën te uiten, risico’s te nemen, vragen te stellen en fouten te maken zonder angst voor afstraffing edm. Het heeft verschillende belangrijke kenmerken:
- Vertrouwen en respect: medewerkers voelen zich gewaardeerd voor hun bijdragen.
- Open communicatie: medewerkers hebben ruimte voor constructieve dialoog en discussie.
- Acceptatie van diversiteit: medewerkers kunnen zichzelf zijn, ongeacht hun eigenheid.
- Geen angst voor vergelding als ze problemen aankaarten, feedback geven of fouten toegeven.
- Ruimte voor groei en ontwikkeling: moedig medewerkers aan om te leren, te experimenteren en zichzelf te ontwikkelen, ‘fail forward’ te praktiseren.
- Positieve groepsdynamiek: het bevordert teamwerk. Teamleden ondersteunen elkaar.
- Leiderschapsondersteuning: geef op basis van de waarden van de organisatie het goede voorbeeld, luister naar medewerkers, waardeer feedback en bevorder een cultuur van vertrouwen en openheid.
Het belang van psychologische veiligheid op het werk is dat het bijdraagt aan een productievere en innovatievere werkomgeving via meer samenwerking. Dit levert een positieve return via werktevredenheid.
Awareness over biased denken.
AKA Cognitieve bias awareness, verwijst naar het bewustzijn dat individuen ontwikkelen over de aanwezigheid van cognitieve vooroordelen of denkpatronen die hun oordeel en besluitvorming beïnvloeden. Het zijn systematische afwijkingen van objectief redeneren. Het ontwikkelen van awareness hierover is belangrijk omdat het individuen in staat stelt om ze te herkennen en te corrigeren, wat leidt tot betere besluitvorming en interpersoonlijke relaties.
Kenmerken zijn onder andere:
- Zelfreflectie: neem de tijd om na te denken over de manier waarop te redeneren en beslissingen nemen.
- Erkenning van vooroordelen: erkennen dat ze vatbaar zijn voor vooroordelen en dat dit normaal is. Het is inherent aan het menselijke denkproces.
- Identificatie van specifieke vooroordelen: je kan specifieke cognitieve vooroordelen identificeren die uw denken beïnvloedt. Dat geeft je de kans om ze te herbekijken. Dit geeft ‘Actieve correctie’.
- Empathie en begrip: het kan leiden tot meer begrip voor anderen.
- Verbeterde besluitvorming: het vermogen om cognitieve vooroordelen te herkennen, empathisch te begrijpen en actief te corrigeren leidt tot betere besluitvorming.
Het ontwikkelen van awareness over biased denken is een belangrijke stap in de richting van het verbeteren van kritisch denken, het verminderen van vooroordelen en het bevorderen van de samenwerking.
Leading by example.
‘Leading by example’ is zichzelf gedragen en handelen op een manier die overeenstemt met de waarden, normen en verwachtingen die ze van hun team of organisatie verlangen. Hierdoor kunnen leiders anderen inspireren en motiveren om dezelfde normen en verwachtingen te volgen. Het heeft de volgende elementen:
- Integriteit: leiders moeten eerlijk en ethisch handelen.
- Verantwoordelijkheid: leiders moeten verantwoordelijkheid nemen voor hun daden en beslissingen.
- Betrokkenheid: leiders moeten laten zien dat ze om hun teamleden geven en bereid zijn om hen te ondersteunen en te helpen.
- Empathie: dit creëert een positieve en ondersteunende werkomgeving. Wees daarbij geduldig.
- Professionalisme: leiders hebben een rolmodel.
- Communicatie: communiceer duidelijk en transparant over doelen, verwachtingen en richting. Luister naar feedback en input van het team.
Het heeft positieve invloed op de organisatiecultuur en de motivatie van medewerkers. Het is gebaseerd op het idee dat acties luider spreken dan woorden.
Auftragstaktik.
Auftragstaktik is een Duitse term uit de militaire context en verwijst naar een leiderschaps- en bevelsbenadering waarbij de leidinggevenden hun ondergeschikten een algemene missie of opdracht geven, maar hen een aanzienlijke mate van vrijheid en autonomie geven bij het bepalen van de beste manier om de opdracht uit te voeren.
Belangrijke kenmerken van Auftragstaktik zijn onder andere:
- Decentralisatie: leiders delegeren verantwoordelijkheden aan hun ondergeschikten.
- Missiegerichtheid: leiders definiëren enkel de missie, doelstellingen en het gewenste resultaat dat moet worden bereikt.
- Initiatief: teamleden worden aangemoedigd om initiatief te tonen en zelfstandig beslissingen te nemen.
- Flexibiliteit: teamleden moeten kunnen reageren op veranderende omstandigheden.
- Vertrouwen: het vertrouwen dat het team de missie kan uitvoeren.
Het doel hier is om de snelheid van besluitvorming te verbeteren, de flexibiliteit te vergroten en de effectiviteit van de uitvoering van het werk te verhogen. Het vereist training, en communicatie van missie en visie van het project. Het bevordert initiatief, creativiteit en flexibiliteit binnen teams en organisaties.
Empowerment.
Empowerment is een proces waarbij het team of de teamleden de middelen, autoriteit, verantwoordelijkheid en het vertrouwen krijgen om beslissingen te nemen en actie te ondernemen om hun werkdoelen te bereiken.
Belangrijke elementen van empowerment zijn onder andere:
- Toegang tot informatie: empowerment begint met toegang tot relevante informatie.
- Vaardigheden, kennis en training om effectief te handelen in de situatie.
- Autoriteit en verantwoordelijkheid: om beslissingen te kunnen nemen en actie te ondernemen.
- Ondersteuning en middelen geven om hun doelen te bereiken.
- Vertrouwen zodat ze zich zelfverzekerd voelen om actie te ondernemen.
Empowerment is relevant in verschillende contexten, waaronder organisatieontwikkeling.
Doe wat je zegt, zeg wat je doet.
“Doe wat je zegt en zeg wat je doet” is een principe dat benadrukt dat integriteit en consistentie in de communicatie en acties cruciaal zijn. Hier zijn enkele manieren waarop je dit principe in een werkomgeving kunt toepassen:
- Houd je aan je verplichtingen: als je een toezegging doet, zorg er dan voor dat je deze nakomt. Het laat zien dat je betrouwbaar bent.
- Wees transparant: wees open en eerlijk. Communiceer problemen tijdig. Dit voorkomt dat problemen groter worden.
- Geef duidelijke en haalbare doelen: zo begrijpt iedereen wat er van hen verwacht wordt.
- Zorg voor opvolging: laat anderen weten hoe het gaat met het project. Het is een teken van betrokkenheid.
- Wees eerlijk over fouten: als je een fout maakt, erken deze dan en zorg voor een oplossing. Leer van je fouten. Werk aan verbetering.
- Geef regelmatig feedback: geef positieve feedback voor goed werk. Wees constructief in je feedback voor verbetering. Dit bevordert openheid en groei.
- Creëer een cultuur van vertrouwen. breng dit in de praktijk door het goede voorbeeld te geven en anderen zowel impliciet als expliciet aan te moedigen om hetzelfde te doen.
- Goed timemanagement: zorg ervoor dat je realistische schema’s en deadlines stelt.
- Communiceer duidelijke verwachtingen: zorg ervoor dat iedereen in je team begrijpt wat er van hen wordt verwacht.
“Doe wat je zegt en zeg wat je doet” is op de organisatie als geheel van toepassing. Het kan een sterke reputatie helpen opbouwen Het draagt bij aan het succes van de organisatie.
Inzicht in culturele verschillen.
Hoe kan je in een multiculturele werkomgeving inzicht verwerven in de verschillende bestaande culturen en deze op elkaar afstemmen?
Het is van groot belang voor effectieve communicatie, samenwerking en een positieve werkomgeving. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen om dit te bereiken:
- Zelfbewustzijn ontwikkelen: begin met zelfreflectie om bewust te worden van je eigen culturele achtergrond, waarden en vooroordelen.
- Actief luisteren: naar je collega’s en teamleden van verschillende culturen. Toon interesse in hun ervaringen, meningen en perspectieven.
- Leer over andere culturen: met behulp van boeken, artikelen, documentaires en gesprekken. Probeer te begrijpen hoe culturele normen, waarden en gebruiken van invloed kunnen zijn op gedrag en communicatie.
- Werk aan interculturele communicatievaardigheden: leer non-verbale communicatie, lichaamstaal en de impact van taalgebruik kennen.
- Bouw interculturele relaties: investeer daar tijd en moeite in. Werk informeel en organiseer activiteiten na het werk of tijdens het werk om collega’s beter te leren kennen.
- Vraag om feedback: luister naar collega’s van andere culturen over hoe je je gedrag en communicatie kunt aanpassen om de samenwerking te vergemakkelijken.
- Cultiveer een inclusieve cultuur: bevorder diversiteit en inclusie. Moedig respect en begrip aan. Reageer tegen discriminatie en vooroordelen.
- Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Pas je benadering aan verschillende situaties aan. Er is geen “one-size-fits-all” benadering.
- Training en ontwikkeling: overweeg het aanbieden van interculturele trainingen en workshops.
- Bouw een divers team: streef naar diversiteit omdat dit de kansen vergroot om van elkaar te leren.
Evalueer regelmatig hoe je organisatie omgaat met culturele diversiteit.
Conclusie
Verzamel feedback om te verbeteren.
Verschillende culturen op elkaar afstemmen in een werkomgeving is een blijvend proces. Door deze zeven aspecten te bespelen, kan je risico-ondersteuning in de hand werken vanuit het doorlopend bouwen aan de cultuur van de onderneming. Het geeft immers een incentive om de medewerkers de zaken ter hand te laten nemen zodra een dreiging een verstoring van het de bedrijvigheden zou kunnen teweegbrengen.