Auteur: Manu Steens
geïnspireerd door “Risk Management – Concepts and Guidance” van Carl L. Pritchard
Inhoud
Doel van dit type assessment:
Klassiek evalueert men risico’s op een risicomatrix, met typisch kleuren rood, oranje, geel en groen, naar aflopende waarden van het risico. De vakjes in die risicomatrix bevatten eveneens een waarde die afhankelijk is van de kans en de impact van de risicogebeurtenis. Binnen een zo’n vakje kunnen zich meerdere risico’s bevinden. Die kunnen dan allemaal een vergelijkbare kans en impact hebben volgens deze matrix en als dusdanig ook onder elkaar opgelijst worden in het risicoregister. Maar toch zijn er vaak nog redenen om het ene risico voor het andere aan te pakken, zoals bijvoorbeeld een tekort aan personeel. De vraag is dan in welke volgorde men deze risico’s best prioriteert. Daarvoor dient een urgentie assessment.
Opbouw van een sjabloon:
Omdat een urgentie assessment toegekend is op een sjabloon van de organisatie, zijn er twee sets van inputs nodig:
- De brainstorm voor het opstellen van het sjabloon
- De inputs van de project- / proces- / doelstellingen- / en strategische risico’s om het sjabloon op toe te passen.
De eerste hebben kennis nodig van de omgevingscondities. Die verschillen vaak op het niveau van de organisatie. Daardoor is een sjabloon vaak redelijk uniform binnen een organisatie, maar dit kan wijzigen in de tijd met de omgevingsvariabelen.
Het sjabloon is opgesteld als een tabel, met evaluatiecriteria per rij, en scorebeschrijvingen per kolom.
De outputs van dit assessment is een score die je bekomt als som van de waarden van de geldende kolommen per rij. Hoe hoger de score, hoe meer urgent het risico best opneemt.
Voorbeeld van een sjabloon:
| Project naam: | Risico event: | ||||
| Urgentie Assessment | |||||
| Evaluatie criterium |
1 | 2 | 3 |
4 | Score |
| Ervaring van het project/ proces / doelstellingen team met dit type risico | Kennis van / competentie in workarounds en ad hoc oplossingen voor dit type. | Enige ervaring in het afhandelen van dit type risico bij de teamleden. | Een of twee teamleden die ervaring hebben met dit type risico. | Geen enkel lid van het team heeft ervaring met dit type risico. | |
| Kans dat het risico optreedt vóór de volgende review | De kans is hoger naarmate later in het project en het treedt niet op voor de volgende review. | De kans is even hoog later in het project als voorafgaand aan de volgende review. | De kans is hoog voorafgaand aan de volgende review. | De kans is het hoogst de volgende twee tijdsperioden (bijv. weken, maanden). | |
| Klant gevoeligheid | De klant heeft geen verwachtingen mbt dit risico en zou onderstellen dat we het oplossen. | De klant verwacht dat dit probleem onmiddellijk opgelost wordt zonder uitstel. | Dit risico treft meerdere modules en treedt snel op in het project. | Dit risico treft meerdere modules en het project / proces is sterk afhankelijk van elk van hen. | |
| Complexiteit van / integratie in het project / proces /doelstelling | Het risico treft slechts een module van het project en die module kan onafhankelijk afgehandeld worden. | Dit risico treft het gehele project / proces maar treedt slechts op het einde van de levenscyclus van het project / proces op. | Dit risico treft meerdere modules en treedt vroeg in het project / proces op. | Dit risico treft meerdere modules en het project / proces is sterk afhankelijk van elk van hen. | |
| Visibiliteit | Dit risico kan gemakkelijk geïdentificeerd worden op voorhand, wat een ingrijpen op het laatste moment toestaat. | Het risico heeft een paar herkenbare eigenschappen die vroegtijdige identificatie toestaan. | Dit risico is maar identificeerbaar op de moment dat het optreedt. | Dit risico wordt maar geïdentificeerd als het gebeurd is. | |
| Totaal | |||||
Stappen in het gebruik van deze techniek:
De eerste stap in het bouwen van dit sjabloon is het bepalen van de types van criteria die het ene risico meer urgent maken dan het andere. Criteria die het aangeven dat een of meerdere gebeurtenissen er staan aan te komen.
De tweede stap is het maken van een schaal. Voor elk criterium bepaal je een numerische schaal die de invloed aangeeft betreffende de urgentie van het risico, lopende van een hoog getal voor een hoge urgentie tot een laag getal voor een lage urgentie. (In het voorbeeld is er slechts een enkele numerische schaal.)
Stap drie: valideer het sjabloon. De validatie is uit te voeren door het te testen tegen een aantal goed gekende gevallen van hoge en lage urgentie. Indien het sjabloon hier afwijkt van wat men kent uit de historiek van de gevallen, moeten de schalen bijstellen.
Stap vier: evalueer alle belangrijke risico’s. Dit zijn typisch de risico’s in de rode en oranje zone van de risicomatrix.
Stap vijf: prioriteer de risicogebeurtenissen. Rode risico’s met een hoge urgentie moeten de prioriteit krijgen op bijv. oranje risico’s met een lagere urgentie.
Stap zes: schik het risicoregister volgens de prioriteit en voer de maatregelen uit.