Auteur: Manu Steens
In deze bijdrage schrijf ik mijn eigen mening, niet die van enige organisatie.
Toegevoegde waarde
Een eerste manier van meerwaarde genereren door risicomanagement is door ‘de af te leggen weg vrij te maken van hindernissen’. Dit geldt zowel voor processen als projecten, operationeel, tactisch als strategisch en op alle lagen van de hiërarchie.
Door het boeken van successen en daar aandacht aan te geven neemt het zelfvertrouwen toe. Door de opgedane ervaring gaat het de volgende keer gemakkelijker. Dit zelfvertrouwen effent het pad naar vertrouwen in anderen en naar een cultuur met meer interpersoonlijke veiligheid. Daarbij gaan mensen automatisch beter samenwerken. Ook op andere vlakken dan veiligheid.
Door tevens opportuniteiten aan te pakken met risicobeheerstechnieken, zoals een SWOT met confrontatiematrix, verhoogt de slaagkans van inzetten op positieve neveneffecten van projecten en processen. Dat doet het door de zwakke plekken te duiden die een hinderpaal voor de opportuniteit kunnen zijn. Die vorm je dan met maatregelen om tot een sterkte waardoor de opportuniteit slaagt. Extra effect is dat door de gewonnen sterkte, de organisatie meer resilient geworden is.
Door risico’s op een verantwoorde, organisatie-eigen manier te zien als een kans om winsten te behalen. Door bijvoorbeeld productiemachines zo in te zetten dat ze snel schakelen tussen producten wanneer de vraag ernaar toeneemt. Zo schakelden sommige producenten tijdens COVID-19 snel over van luiers naar maskers.
Door een implementatie in de filosofie van ‘build back better’ in een nieuw normaal, na het materialiseren van een risico en het afhandelen van de bijhorende crisis. ‘Build back better’ betekent niet alleen betere kwaliteit van materialen gebruiken. Het betekent eveneens de processen aanpassen aan de nieuwe situatie. Een crisis is immers als een faseovergang van het oude normaal naar het nieuwe normaal. Daarbij liggen de spelregels soms gevoelig anders. En je beslist best niet te snel dat het nieuwe normaal gekend is. Per slot van rekening kwam er na het ‘recht op thuiswerk’ een nieuwe beweging op gang van ‘recht om naar het kantoor te gaan’. Ten behoeve van sociale contacten. Daarbij zal de waarheid wellicht ergens in het midden komen te liggen.
Value on Investment
Zoek niet teveel de kosten/baten in financiële getallen. ‘Return on Investment’ (ROI) en ‘Return on Security Investment’ (ROSI) zijn veelal onvolledig of onberekenbaar. Daarentegen is ‘Value on Investment’ (VOI) wel bevattelijk als we de I van ‘Investment’ vervangen door andere begrippen die met een ‘I’ beginnen:
- Informatie—Het risico-assessment biedt tijdige en relevante informatie die medewerkers kunnen gebruiken (bijv. bewustzijnsvorming, bijdragen in nieuwsbrieven van de organisatie, publicaties in bedrijfsblad, blogs, updates over problemen en resultaten).
- Initiatief—CRO’s die een standpunt innemen over kwesties en ervoor te zorgen dat hun stem over het proces wordt overgenomen door de sponsor en procesmanager voordat besluiten worden genomen, kunnen initiatieven uitlokken.
- Impact—Initiatieven van de CRO creëren een impact die de organisaties zelf en de klanten die ze bedienen ten goede komt.
- Invloed—Omdat de CRO de organisatie proactief laat monitoren en waar nodig actie onderneemt, worden ze gezien als een van de invloedrijke rollen in de organisatie. Helpt dit bij risico-awareness creatie en het insijpelen van risico-gestuurd gedrag?
- Interactie—De CRO biedt de medewerkers de mogelijkheid om connecties te maken met gelijkgezinden, informatie te delen en beste praktijken te leren over risicomanagement (en daardoor is dit tevens bewustzijnsvorming).
- Instructie—De CRO biedt dankzij de medewerking van de proceseigenaar tijdige, proces-specifieke en kosteneffectieve oplossingen aan zodat procesmanagers hun processen kunnen verbeteren, aan de regels kunnen blijven voldoen en een goede reputatie en imago kunnen opbouwen voor hun team en zichzelf binnen de organisatie.
- Inzichten—Proces- en projectmanagers en sponsors verwerven waardevolle kennis, beste praktijken en leren van de CRO. (Bijvoorbeeld tussen gelijkaardige processen of projecten.)
- Integratie—Proces- en projectmanagers kunnen wat ze van de CRO hebben geleerd toepassen binnen hun eigen team om hun nieuwe doelen te bereiken.
Tenslotte is er de dooddoener onder de voordelen: je scoort op de volgende veiligheidsaudit. Die valt echter niet te onderschatten.
Het kennen van dergelijke meerwaarden is voor veel mensen een aanmoediging om hun gedrag risicobewust en -gestuurd bij te stellen.
Tips die indirect een meerwaarde ondersteunen
- Als risicomanager ben je nooit ‘afgestudeerd’. Het vereist een 360° blik van de omgeving en een goede kennis van de grensvlakken van meerdere soorten wetenschappen. Blijf je inlezen in relevante nieuwe onderwerpen. Wees wel een ‘pracademic’. Geen zuivere ‘academic’. Pas nieuw geleerde dingen toe. Hou bij wat lukt en onthoud wat niet lukt en waarom.
- Promoot een sterke diversiteit aan vaardigheden en interesses in het team van de CRO. Zelfs kunstwetenschappen zou welkom moeten zijn. Het doel daarvan is om met een zo breed mogelijke 360° blik naar elk risico of probleem te kijken. Betrek zoveel mogelijk diversiteit in het risicomanagement team. Dit tevens qua gender, culturele achtergrond, leeftijd, basisopleiding,…
- Gebruik de 80/20 regel: want 80% van de problemen is oplosbaar met 20% van de middelen. Risicocommunicatie voorkomt veel problemen en is goedkoop. Overdrijf wel niet met berichten sturen, want dan leest niemand ze meer.
- Praat met de hele C-suite. Hun bezorgdheden maken een groot deel uit van de risico’s van de ‘interne situatie’. Luister naar hun ideeën. Verken hun behoeften op risico-vlak.
- Ken de doelstellingen van de organisatie. Daarvan hangen veel strategische risico’s af.
- Ken de nabije en verre omgeving van de organisatie. Want dit is essentieel om strategische risico’s tijdig te herkennen.
- Ontwikkel een sterke band met de internecommunicatieprofessional. Die kent de beste communicatiekanalen voor doelgroepen en het optimaal communiceren van bepaalde boodschappen. Ook ten tijde van crisis.
- Ken de culturele finesses van de mensen in uw organisatie. Ontwikkel een sterk cultureel aanvoelen. Ken daarnaast de organisatiecultuur. Weet hoe ze elkaar beïnvloeden.
- Meten is weten is niet achterhaald. Delen van het voorgaande gaat echter over aanvoelen tijdens het bepraten eerder dan meten. Hou best op beide manieren de vinger aan de pols. Blijf praten met stakeholders. Blijf daarnaast de meetbare de zaken monitoren.
- Ken en praat met externe stakeholders. Hun behoeften kennen is essentieel. Maak daartoe een stakeholderanalyse op.
- Hou de risicocyclus (PDCA-cyclus) gaande.
- Neem een ‘open houding’ aan.
- Geef aandacht aan kwesties, problemen, risico’s, crisissen van andere organisaties. En van andere sectoren. M.a.w. kijk over muurtjes.
- Volg meerdere onderling onafhankelijke nieuwsmedia. Luister naar uiteenlopende opinies over kwesties.
- Praat met de medewerkers. Weet wat er leeft in de organisatie alsook in de omgeving.
- Volg cameratraining. Beheers communicatietechnieken grondig. Geef aandacht aan anderen. Veel zo niet alles hangt af van hun goodwill.
- Geloof in uw collega’s. Geloof in uzelf. Heb passie.