notulist Archieven

Wat is binnen de crisismanagement taken het belang van de notulist? Een schijnbaar minder belangrijke rol binnen het CMT is deze van notulist. Dit misleidend idee zorgt er vaak voor dat deze taak mis begrepen en onderschat wordt. Daardoor zijn er vaak geen kandidaten voor te vinden. Maar als je er over nadenkt, kan je het best wel spannend invullen. Het maken van een log van de gebeurtenissen ten tijde van een crisis is een kritieke functie voor zowel het CMT als CCT en moet toevertrouwd worden aan een persoon met een goede kennis van de organisatie, iemand met een goede stressbestendigheid, maturiteit en senioriteit. Wat het belang van de notulist is moet dus duidelijk zijn voor het team.In deze bijdrage geef ik mijn eigen opinie, niet die van enige organisatie.Auteur: Manu Steens InhoudDe eerste opdrachten van de notulistEr is echter meerNiet-effectieve procedures falen gewoonlijk op drie vlakken:Belangrijke eigenschappen van de notulist De eerste opdrachten van de notulist Opvolgen van de agenda en het vastleggen van de besluitvorming. Noteren van de gebeurtenissen in een log-document op basis van een sjabloon. Het CMT voorzien van relevante contactgegevens van experten, externe organisaties, politiek, … voor zover deze tot zijn beschikking staan. Een vlotte inzage hebben in de eigen notulen en die van zijn collega’s (bij wisselrol), en ten allen tijde kunnen terugkoppelen over de situatie zoals die genoteerd staat. Hij behoudt een overzicht ter ondersteuning van het CMT Aanmerken in de notulen van potentiële lessons learned. Herkennen van wat gewerkt heeft en wat niet. Hij verzorgt de notities van de eerste en tweede debriefing en verwerkt deze tot een verslag met voorstel van verbeteracties i.s.m. procesbegeleider van het CMT en met het CCT. Er is echter meer In sommige gevallen kan men de discussie van het team uit de log houden en enkel de conclusie er van opnemen in de log. De discussie kan !je dan opnemen in een apart document, die men bijhoudt voor legale situaties waarbij men de redenering die tot de conclusie leidt moet kunnen aangeven. Dit gebeurt normaal op expliciete vraag van de leidinggevende van het team. In sommige crisissituaties kan het nodig zijn dat men alle werkdocumenten verzamelt om de paar uur. Daarbij kan het nuttig zijn dat de notulisten van opleiding juristen zijn, zodat ze een goed zicht hebben over welke documenten het gaat en met inzicht noteren wat relevant is en belangrijk. Hierbij is de accuraatheid en begrijpelijk noteren belangrijker dan de tools die men gebruikt of de vorm van het logboek. De teksten moeten wel ten allen tijde beschikbaar zijn en updates en evolutie van gebeurtenissen moet men gemakkelijk en snel kunnen toevoegen. Wat hierbij van het hoogste belang is, is dat men de procedure van notuleren oefent. Dit enerzijds om ervaring met situaties op te doen, maar ook om de beschikbare gekozen technologie (tools) te oefenen qua gebruik, en te zien of de procedure van het notuleren werkt en of de informatie doorstroomt naar wie ze nodig heeft. Niet-effectieve procedures falen gewoonlijk op drie vlakken: De informatie is niet (tijdig) ter beschikking wanneer nodig. De informatie past men niet (tijdig) aan wanneer nodig. De beslissingsnemers zien niet in/ herkennen het moment niet wanneer de vereiste informatie wordt opgeleverd. Dit laatste is gevaarlijk omdat de log een chronologische opname is van gebeurtenissen en beslissingen, en processen, en dit kan een juridisch document worden dat men onderwerpt aan een intern of niet zo intern onderzoek. De notulist moet hierop van te voren inspelen. Belangrijke eigenschappen van de notulist Dus moet de notulist een goed begrip hebben van zijn opdracht en zijn taken, die hij vaak genoeg moeten oefenen. De oefeningen moeten ook situaties inhouden van interacties van het CMT met meerdere stakeholders terzelfdertijd. De notulist moet de deadlines van de opdrachten van het CMT noteren, en rapporteren wanneer een taak moet opgeleverd worden. Naast de deadlines, noteert de notulist ook de concrete opdrachten op een inhoudelijk begrijpelijke manier, en zorgt voor een monitoren van de processen die lopende zijn in opdracht van het CMT. Hij moet aan de experten ten allen tijde kunnen terugkoppelen wat de precieze opdracht was. Om tegemoet -te komen van de noden van de experten moet de notulist het beslissingsproces van het CMT volgen, en zijn eigen werk optimaliseren om de nodige informatie ter beschikking te kunnen stellen. Daartoe hebben ze nood aan een zeer praktische format van sjabloon om informatie te verwerken, te prioriteren en informatie te noteren van meerdere stakeholders terzelfdertijd. Tevens moeten zij meeluisteren naar de gesprekken van het CMT met deze stakeholders om de kritieke informatie te filteren en te capteren. Horizontale communicatie en cross-team communicatie zijn dus belangrijke meerwaarden voor een snelle respons op de crisis. De focus van de notulist van wie welke informatie nodig heeft in welke situatie is daarbij cruciaal voor de effectieve werking van de experten in het veld. Wie de keuze van de tools maakt is daarbij belangrijk. Welke tool je specifiek kiest is hierbij niet zo belangrijk. Belangrijk is dat de notulist er intuïtief er vlot mee kan om gaan. De notulist kan daarom de tool best zelf kiezen.