A Guide to Dealing with the Media during a Crisis
Estimated reading time: 4 minuten
De kern van crisiscommunicatie wordt door de auteur verteld aan de hand van lijstjes. Hij begint zijn verhaal met een zoektocht naar een definitie van crisis. Over welke types crisissen die de organisatie kunnen raken gaat het hier? De voorbeelden die hij geeft zijn allemaal te klasseren als tamme crisissen:
- Ongeluk / overlijden
- Misdaad
- Natuurlijke ramp
- Medewerker zijn/haar wangedrag
- Financiële problemen
- Protestacties
- Product recall
- …
Het grote advies is om van tevoren te plannen voor het geval dat een crisis plaatsgrijpt. Dat doe je door:
- Noodplannen te maken van tevoren
- Een crisis management team te creëren
- Een strategisch communicatieplan te creëren
- Een woordvoerder aan te duiden
- Sleutelboodschappen te creëren
- De beste communicatiekanalen te bepalen
- Nooit te spreken over dingen waar je niets van kent
- Eerlijk te zijn en open
- Te leren relaxeren
- De belanghebbenden te bepalen, en geïnteresseerde partijen te aanvaarden
- Een reactie checklist op te stellen
- Te bepalen wat de media kunnen vragen gedurende een crisis
- Een crisis meeting agenda vooraf te bepalen
- Te bepalen of je hulp van buitenaf zal nodig hebben.
Belangrijk in het werk van het incident management team is dat het complementair is aan de werking van het media response plan. Het is best een stel verantwoordelijken / vrijwilligers te hebben die snel kunnen samengeroepen worden. De woordvoerder kan dan met hen samenwerken om de informatie te verspreiden waar nodig.
Vragen die je moet beantwoorden bij het opstellen van het strategisch communicatieplan zijn:
- Waarover gaat de kwestie?
- Wat is de oplossing?
- Wie kan helpen verandering te creëren?
- Wie moet er gemobiliseerd worden?
Deze vragen zijn ongeacht je op korte of lange termijn werkt, de antwoorden bepalen wel wat hiervan het wordt.
Als je deze vragen beatwoord hebt, antwoord dan in een enkele zin “waarover dit allemaal gaat”. Wat wil je dat mensen onthouden van hoe je deze crisis afhandelt? Blijf bij de kern van die boodschappen en bouw daarop verder.
Bepaal ook de “machthebbers” in de gemeenschap: dat kunnen studenten zijn, politieke leiders, wetgevers, businessmensen, ouders… en hou hen in gedachten bij het creëren van de boodschap. Dat geldt niet enkel in tijden van crisis.
Wat ook niet mag vergeten worden op het einde, maar ook tijdens het afhandelen van de crisis en de crisiscommunicatie is een evaluatie: hoe je zal bepalen of het plan werkte in een crisis of niet. Of het plan geslaagd is. Dit geeft opportuniteiten aan om het plan aan te passen maar ook om de business aan te passen.
En verder is een belangrijk gegeven: tijdens een crisis is het blijven reageren en communiceren van levensbelang.
De onmiddellijke taken van de woordvoerder en het CCT zijn:
- Eerste alarm
- Verzamel de feiten
- Verifieer de informatie en hou de informatie up to date
- Bereid de media voor (oproepen en bezoeken)
- Maak je klaar voor ontvangst van reporters.
- Opvolging van de media en lopende relaties
Vond u deze boekbespreking waardevol? Ontdek dan ook deze gerelateerde artikels voor meer inspiratie en inzichten: