Auteur: Manu Steens
In deze bijdrage geef ik mijn eigen mening, niet die van enige organisatie.
In BCM wordt veel gesproken over tijdskritieke processen (TKP), essentiële processen (EP), noodzakelijke processen (NP) en bruikbare processen (BP).
Definities
Typisch gebruikt men als definitie:
- TKP: die processen die binnen de twee werkdagen moeten heropstarten;
- EP: die processen die niet binnen twee dagen maar wel binnen de twee weken moeten heropstarten;
- NP: die processen die niet binnen twee weken maar wel binnen twee maanden moeten heropstarten;
- BP: die processen die niet moeten opstarten binnen de twee maanden.
Andere benadering
Hoe kritiek een proces is, kan je ook op een andere wijze benaderen: als de impact van een te lang uitliggen (vb. > 2 dagen) van het proces te groot wordt, dan moet je het proces snel (vb. in < 2 dagen) terug opstarten. De vraag hierbij is: hoe bepaal je de kriticiteit van een proces? Ga hiervoor als volgt te werk (zie tabel hieronder):
De kolom ‘proces’ en de kolommen ‘impact-tijd’
- Lijst de processen op in de kolom [proces];
- Bepaal de impact op je dienstverlening als het proces dreigt uit te vallen in de volgende kolommen.
- Als de impact van die aard is dat de dienstverlening ernstig in het gedrang komt bij een uitval die meer dan 2 dagen zou duren of als er een wettelijke bepaling is die een heropstart vereisen binnen een termijn van 2 dagen, omschrijf je die impact in de kolom [impact als uitval > 2 dagen]. in. Er is dan sprake van een tijdskritiek proces. In de kolom [kriticiteit proces] vul je dan TKP in.
Als die impact klein is, vul in de kolom [impact als uitval > 2 dagen] “nihil”. Evt. kan je hier ook vermelden welke maatregelen je zal nemen om het effect minimaal te houden of op welke wijze je de beoogde dienstverlening toch kan garanderen - Als de impact van die aard is dat de dienstverlening ernstig in het gedrang komt bij een uitval die meer dan 2 weken zou duren of als er een wettelijke bepaling is die een heropstart vereisen binnen een termijn van 2 weken, omschrijf je die impact in de kolom [impact als uitval > 2 weken]. in. Er is dan sprake van een essentieel proces. In de kolom [kriticiteit proces] vul je dan EP in.
Als die impact klein is, vul in de kolom [impact als uitval > 2 weken] “nihil” in - Als de impact van die aard is dat de dienstverlening ernstig in het gedrang komt bij een uitval die meer dan 2 maanden zou duren of als er een wettelijke bepaling is die een heropstart vereisen binnen een termijn van 2 weken, omschrijf je die impact in de kolom [impact als uitval > 2 maanden]. Er is dan sprake van een noodzakelijk proces. In de kolom [kriticiteit proces] vul je dan NP in.
- Als de impact van die aard is dat de dienstverlening ernstig in het gedrang komt bij een uitval die meer dan 2 dagen zou duren of als er een wettelijke bepaling is die een heropstart vereisen binnen een termijn van 2 dagen, omschrijf je die impact in de kolom [impact als uitval > 2 dagen]. in. Er is dan sprake van een tijdskritiek proces. In de kolom [kriticiteit proces] vul je dan TKP in.
De kolom ‘afhankelijkheden’
- In de kolom [afhankelijkheden] vul je aan welke expertises, logistieke middelen, IT-middelen, … je nodig hebt.
- Zoals onder punt 2) beschreven, plaats je in kolom [kriticiteit proces] tot welke categorie het proces behoort: tijdskritiek, essentieel, noodzakelijk.
| Proces | Impact als uitval > 2 dagen | Impact als uitval > 2 weken | Impact als uitval > 2 maanden | afhankelijkheden | kriticiteit proces |
| [naam proces] | [omschrijving] | [omschrijving] | [omschrijving] | TKP/EP/NP | |
Twee voorbeelden:
- Proces Crisismanagement. Indien dit pas na een uur opstart, kan er reeds ernstige reputatieschade zijn o.a. door verkeerde communicatie in de media. Het moet dus zeker binnen de twee dagen opgestart worden. Deze commentaar (RTO = 1h) kan je dus plaatsen in de kolom ‘Impact als > 2 dagen’. De 2 kolommen ernaast hoeven niet meer ingevuld te worden. Bij de afhankelijkheden zet je bijv. de expertises, de vergaderzaal, laptops, smartphones, communicatiemiddelen etc. In de laatste kolom plaats je de beslissing van het gekozen type proces, in dit geval TKP.
- Proces X moet in augustus binnen de 5 dagen kunnen opstarten, omdat anders een regel uit de wetgeving kan overtreden worden, met bijhorende boetes en reputatieschade. Dan kan deze commentaar gezet worden in de kolom ‘Impact als > 2 weken’ en kiest men voor het type proces ‘EP’. In de kolom ‘Impact als > 2 dagen’ kan men het woord ‘nihil’ plaatsen of bijvoorbeeld dat men nadien enkele overuren zal moeten presteren. Bij afhankelijkheden kan men bijv. communicatie met de bank, een administratieve medewerker en het juiste softwareprogramma schrijven.
Deze keuze van het type proces (TKP, EP of NP) kan dan een op een overgenomen worden in de Business Impact Analyse. De afhankelijkheden kunnen eveneens overgenomen worden.